Oba sposoby mają swoje ułomności i mogą powodować problemy z odpowiednim obłożeniem miejsca w hotelu. W przypadku rozwiązania grafikowego recepcjoniści, szczególnie niedoświadczeni, często nie dbają o wprowadzanie rezerwacji na zakładkę, generując jedno- lub dwudniowe okresy niewykorzystania pokoju. O ile na kilka dni przed przyjazdem zwykle udaje się zmienić ułożenie w grafiku, by zoptymalizować możliwości rezerwacji wolnych pokoi, o tyle w momencie, gdy większość gości jest już zakwaterowana, staje się to fizycznie niemożliwe. Jeśli sprzedaż jest regulowana przez Channel Manager bezpośrednio z PMS powstaje dodatkowo bezpośrednie zagrożenie rezerwacją (jakkolwiek to brzmi!), która na pierwszą noc będzie musiała być przydzielona do pokoju 125, a na drugą do pokoju 315. Nawet jeśli gość, co trudno sobie wyobrazić, zaakceptowałby to niekomfortowe rozwiązanie, tracimy – zarówno wizerunkowo, jak i finansowo – przeznaczając środki na dodatkowe sprzątanie pokoju w trakcie pobytu. Niektórzy hotelarze w tej sytuacji zamykają jedną z dostępnych dób (zwykle ostatnią wśród zagrożonych), by zniwelować ryzyko. Znowuż tracimy, zmniejszając szanse na sprzedaż pokoju.
Problemy powoduje także PMS, w którym przydziela się pokoje na kategorie. Znacznie trudniejsze jest bowiem ręczne sterowanie przydzielanymi pokojami – tak, by uwzględnić życzenia gości we wszystkich kolejnych przyjazdach, zarówno tych dzisiejszych, jak i tych, które zostaną zrealizowane w kolejnych dniach.
Rozwiążmy te problemy, połączmy zalety obu tych sposobów i dodajmy do tego coś extra. Specjaliści z PMS Labs stworzyli niedawno polski PMS hotellion, który automatycznie dąży do takiej optymalizacji układu pokoi, by pomiędzy rezerwacjami nie pojawiały się puste dni, a wszystkie przyjęte oczekiwania gości zostały spełnione – przydziela więc pokoje tak, by utrzymać ciągłość wynajmu pokoju, maksymalizując w ten sposób dostępność. Co więcej – system stale optymalizuje przypisanie pokoi do istniejących rezerwacji – aż do czasu rozpoczęcia procesu sprzątania pokoju przez housekeeping na dany dzień. Jeśli do tego momentu system wykryje rozwiązanie bardziej optymalne z punktu widzenia przychodów i ciągłości pokoi – zmieni schemat przyjazdów, utrzymując jednakże wszystkie życzenia gościa. Musisz bowiem wiedzieć, że system zapyta wprowadzającego rezerwację pracownika hotelu o preferencje gościa – rodzaj pokoju, piętro, życzenia specjalne i tym podobne, a następnie będzie tak przydzielał pokój, by spełnić oczekiwania rezerwującego. Co ciekawe i niespotykane – recepcjonista może przełączyć widok na grafik pokoi, co ułatwia wizualną analizę danych. Dzięki powyższym atutom zarządzanie zasobem pokoi staje się łatwiejsze, elastyczniejsze, a jednocześnie gwarantuje wyższy RevPAR.
hotellion to nowoczesny system PMS pozwalający na najbardziej wydajne zarządzanie hotelem. PMS Labs, twórca hotelliona, od 27 lat specjalizuje się w zwiększaniu wydajności i wyzwalaniu potencjału firm i hoteli poprzez zastosowanie rozwiązań informatycznych, które usprawniają zarówno zarządzanie, jak i codzienną pracę szeregowych pracowników. Firma ma za sobą setki wdrożeń, a dla dziesiątek firm stale korzysta z usługi wsparcia. Lista firm, dla których PMS Labs pracuje, obejmuje znane na całym świecie marki. Wdrożenia oparte są tylko i wyłącznie na własnych rozwiązaniach oraz solidnych i doświadczonych partnerach, oferujących najlepsze rozwiązania na rynku. hotellion to profesjonalny program do zarządzania hotelem powstały na bazie doświadczeń menedżerów pracujących w najlepszych polskich hotelach. Więcej informacji na www.hotellion.pl lub pod nr telefonu +48 32 279 22 50.
